De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of het financieren van terrorisme, te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Dit op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Dit geldt ook voor een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De Wwft geldt voor bijna het gehele werkterrein van de notaris, behalve het familie- en erfrecht. De Wwft is wel van toepassing op estate-planning en bij het verzorgen van aangiften erfbelasting.
Cliëntenonderzoek
Cliënten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren, moeten zich eerst persoonlijk identificeren en hun identiteit, met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs, bij de notaris laten verifiëren. Afhankelijk van de mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie met zich meebrengt, is de notaris op grond van de Wwft verplicht verder cliëntenonderzoek te doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden en niet in Nederland wonen of niet de Nederlandse nationaliteit hebben. Deze worden ook wel PEP’s genoemd: politically exposed persons.
In overeenstemming met (inter)nationale antiwitwasregels en –regelgeving is Notariskantoor Bellaar c.s. verplicht om navraag te doen naar de herkomst van gelden en de uiteindelijk economisch rechthebbende(n) van de cliënt te identificeren en, waar van toepassing, de identiteit te verifiëren. De opdrachtbevestiging aan ons kantoor is pas definitief nadat het cliëntenonderzoek door ons kantoor is afgerond.
Vaststelling identiteit
Personen met de nationaliteit van een EU/EER-land of Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingen- document. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.
Rechtspersonen
De identiteit van een rechtspersoon, zoals een BV, NV of stichting, kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin de feitelijke zeggenschap kunnen uitoefenen, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd: ultimate beneficial owners. De notaris kan verplicht zijn op grond van de Wwft nader onderzoek te doen.
Vragenlijsten
Om de onderzoeken uit te kunnen voeren zijn door ons kantoor diverse vragenlijsten opgesteld en kunnen wij vragen om onderbouwende stukken. Indien de vragenlijst(en) en eventueel onderbouwende stukken niet tijdig worden verstrekt dan wel niet door ons akkoord kunnen worden bevonden, kan de onderhavige transactie geen doorgang vinden. Wij dienen dan alle partijen hiervan op de hoogte te brengen. De eventuele ontstane kosten/schade komen voor rekening van de partij die de stukken niet tijdig of volledig aanlevert, dan wel voor de partij waarvoor de stukken niet akkoord zijn bevonden.